Hướng dẫn thủ tục thành lập văn phòng đại diện từ A-Z

Bạn cần mở rộng hoạt động kinh doanh và có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện để dễ dàng phát triển hơn trong tương lai. Tuy nhiên, lại đang vướng mắc không biết thủ tục thành lập văn phòng đại diện gồm những gì, điều kiện thành lập ra sao? Hãy theo dõi những thông tin bên dưới. 

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện 

Việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam khá đơn giản, được Nhà nước hỗ trợ và tạo điều kiện tối đa trong khi thực hiện. Muốn thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần phải đáp ứng được những tiêu chí dưới đây.

thu-tuc-thanh-lap-van-phong-dai-dien-tai-viet-nam-khong-qua-phuc-tap
Việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam không quá phức tạp

– Có đầy đủ chức năng đại diện theo ủy quyền công ty, không có chức năng kinh doanh.

– Tên văn phòng đại diện đảm bảo được đặt theo đúng quy định pháp luật, không được đặt trùng tên, đặt tên không có văn hóa, không sử dụng tên cơ quan lực lượng vũ trang, tên cơ quan nhà nước. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp đi kèm cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, “Văn phòng đại diện” với văn phòng đại diện.

– Biển hiệu văn phòng đại diện phải được in hoa hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng việt của công ty mẹ. Quy định này được áp dụng đối với tất cả hồ sơ tài liệu, giấy tờ, ấn phẩm mà văn phòng đại diện có nhu cầu phát hành.

– Tất cả ký kết hợp đồng văn phòng đại diện với đối tác phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp. Lưu ý rằng, văn phòng đại diện không có đầy đủ quyền hạn tự nhân danh để ký kết hợp đồng riêng.

– Trụ sở văn phòng đại diện phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật. 

Chức năng chính của văn phòng đại diện 

Chức năng, quyền hạn của văn phòng đại diện là một văn phòng trung gian có nhiệm vụ liên lạc, giao dịch và hỗ trợ cho các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; tiến hành rà soát thị trường và phát hiện những hành vi ảnh hưởng đến công ty (hành vi cạnh tranh không lành mạnh) để đại diện công ty khiếu nại vấn đề trên đến cơ quan có thẩm quyền.

Lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

Trước khi làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện, bạn cần nắm rõ những lưu ý dưới đây. 

xac-dinh-ro-nguoi-dung-len-thanh-lap-van-phong-dai-dien
Xác định rõ người đứng tên thành lập văn phòng đại diện

– Xác định người đứng tên thành lập văn phòng đại diện: Giám đốc công ty, người đứng đầu văn phòng đại diện hoặc bất kỳ cá nhân nào đủ năng lực hành vi dân sự, không vi phạm pháp luật đều có quyền hạn đứng tên.

– Việc khắc con dấu mới cho văn phòng đại diện tùy thuộc vào nhu cầu công ty.

– Văn phòng đại diện hạch toán theo công ty. 

– Mức đóng thuế cho văn phòng đại diện là 1.000.000 VNĐ/năm. 

– Văn phòng đại diện không có quyền hạn xuất hóa đơn đỏ cho các đối tác. 

Quy trình chuẩn bị thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Cho dù bạn thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần hay thủ tục mở văn phòng đại diện công ty cổ phần thì cũng phải thực hiện đầy đủ các bước dưới đây.

quy-trinh-chuan-bi-de-thanh-lap-van-phong-dai-dien
Quy trình chuẩn bị thủ tục để thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ, hồ sơ xin đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Chuẩn bị 2 bản Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng không quá 3 tháng cho người đứng đầu văn phòng đại diện. 

Bước 2: Chuẩn bị thông tin hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.

– Tên và trụ sở doanh nghiệp.

– Tên dự trù và địa chỉ dự trù văn phòng đại diện thành lập.

– Ngành nghề kinh doanh văn phòng đại diện: Giao dịch và tiếp thị.

Bước 3: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

– Biên bản họp của Hội đồng thành viên với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Hội đồng quản trị với công ty Cổ phần, Thành viên hợp danh với Công ty hợp danh trong việc thành lập văn phòng đại diện.

– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

– Quyết định của công ty chính về việc thành lập văn phòng đại diện.

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện.

Bước 4: Nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh 

Tiến hành nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố/huyện thành lập văn phòng đại diện. Hoặc có thể đăng ký thành lập văn phòng đại diện qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. 

Trong 30 ngày nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện qua Cổng thông tin đăng ký quốc gia, nếu doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số không mang bản cứng tới nhận giấy phép thành lập văn phòng đại diện thì hồ sơ điện tử doanh nghiệp bị hủy. 

Theo quy định Luật Doanh nghiệp, sau khi nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện. Nếu hồ sơ của doanh nghiệp đầy đủ, hợp lệ thì sau khoảng 5 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện.

Nếu bạn cần sự tư vấn trực tiếp hoặc dễ dàng hơn trong khi làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện. Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ chu đáo và tận tình. 

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty trọn gói

Bài viết liên quan